1時間のスポット相談で、事前に何を送っておけばよいですか

相談の2〜3営業日前までに、次の資料を送っておくと、専門家が事前に準備できます。資料はA4で1〜3枚程度にまとめます。 ・会社の概要（業種、従業員数、部署の構成） ・相談の目的と、相談で決めたいこと（1〜2文） ・対象の業務の流れ（担当者、作業の手順、かかっている時間） ・今使っているシステムやツールの名前 ・これまでに検討したことと、その結果 ・提案書や見積書の確認を頼む場合は、その資料（開発会社との秘密保持の取り決めで第三者に渡せるかを先に確認します） ・質問の一覧 相談の目的は、対象の業務や部署を1つに絞って書きます。「AIで何ができるか知りたい」のように範囲が広いと、一般的な説明だけで時間が終わることがあります。例として「営業部の提案書作成に生成AIを使うかどうかを決めたい」のように書きます。 事前に送る資料には、顧客や社員の氏名、連絡先などの個人情報を入れないようにします。個人情報保護委員会は、生成AIサービスに個人情報を入力する場合の注意喚起を出しています。専門家が資料を生成AIサービスで読み込む場合もあるため、個人情報を除いてから送ります。 相談の前に、相談の結果を受けて誰がいつまでに判断するかも決めておきます。判断する人と時期が決まっていないと、相談で得た意見が使われないまま終わることがあります。