バックオフィスの自動化を専門家に頼む 対象業務の選び方と依頼の書き方

バックオフィスの業務には、毎月同じ手順で繰り返す作業が多くあります。生成AIや業務の自動化のツールを使うと、こうした作業の一部を減らせる場合があります。

自動化を頼める業務

個人の専門家に自動化を頼む業務には、次のようなものがあります。

• 請求書や領収書の内容の読み取りと、表への転記
• 問い合わせのメールの分類と、返信の下書きの作成
• 勤怠や経費のデータの集計と、月次の資料の作成
• 社内の規程やマニュアルを検索して答える仕組み
• 複数のクラウドサービスの間のデータの受け渡し

専門家が行う作業は、ツールの選定、設定、仕組みの開発、手順書の作成などです。どこまで頼むかは、社内の担当者の知識と時間によって決めます。

対象業務の選び方

最初に自動化する業務は、効果が分かりやすく、失敗したときの影響が小さいものを選びます。選ぶときの観点は次のとおりです。

観点	向く業務	向かない業務
件数	毎月の件数が多い	年に数回しか発生しない
手順	手順が決まっていて書き出せる	担当者ごとに手順が違う
例外	例外の処理が少ない	例外が多く、毎回判断が必要
入力の形	データや書式がそろっている	手書きや形式がばらばら
誤りの影響	人が確認してから確定できる	誤りがそのまま外部に出る

支払いや給与のように、誤りの影響が大きい業務もあります。こうした業務では、自動で作った結果を人が確認してから確定する手順を残します。

候補が複数ある場合は、件数と1件あたりの時間をかけ合わせて、作業時間の多い順に並べます。上位の業務から、手順と例外の観点で絞ります。

現状の書き出し

依頼の前に、対象の業務の現状を書き出します。書き出す項目は次のとおりです。

• 業務の名前と、担当している人数
• 月の件数と、1件あたりの作業時間
• 作業の手順（受け取る、確認する、入力する、送る、の順番）
• 使っているシステム、表計算のファイル、クラウドサービス
• 入力に使う書類やデータの形式
• 例外の処理と、その頻度
• 扱う情報に、個人情報やマイナンバーが含まれるか

手順は、実際に作業している担当者に聞いて書きます。管理者が把握している手順と、実際の手順が違うことがあるためです。

依頼の文章に書く項目

専門家に依頼するときは、次の項目を書いて渡します。

1. 目的：どの業務の、どの作業の時間を減らしたいか
2. 現状：上で書き出した業務の流れと件数
3. 範囲：自動化する作業と、人が行う作業の分け方
4. 使う環境：利用中のシステムとサービス、新しく契約してよいか
5. 扱う情報：個人情報、マイナンバー、取引先の情報の有無
6. 期間：開始の時期、試しに動かす時期、本番で使い始める時期
7. 納品物：設定、仕組み、手順書、担当者への説明
8. 終了後：不具合への対応と、変更が必要になったときの依頼の方法

決まっていない項目は、決まっていないと書きます。費用の決まり方は「フリーランスのAIエンジニアへの依頼方法」で説明しています。

個人情報とマイナンバーの扱い

バックオフィスの業務では、社員や取引先の個人情報を扱うことが多くあります。専門家に個人データの取扱いを任せる場合は、委託にあたることがあります。

個人データの取扱いを委託する場合、委託先に対して必要かつ適切な監督を行う義務があります（個人情報保護法第25条）。ガイドラインでは、委託先の選定、委託契約の締結、委託先での取扱状況の把握が示されています。出典は個人情報保護委員会「ガイドライン（通則編）」3-4-4です。

マイナンバーを含む情報は、特定個人情報として番号法の規定も適用されます。個人番号関係事務の委託を受けた者は、委託した者の許諾を得た場合に限り、再委託ができます（番号法第10条第1項）。委託する者には、委託先の監督の義務があります（同法第11条）。

給与や社会保険の業務を自動化する場合は、専門家がマイナンバーに触れる必要があるかを先に確認します。触れずに作業できるように、試しのデータを使う方法もあります。顧客データの渡し方は「顧客データを専門家に渡すとき」で説明しています。

クラウドサービスの確認

自動化では、クラウドサービスを新しく使うことがあります。IPAの「中小企業のためのクラウドサービス安全利用の手引き」には、15項目のチェックシートがあります。

運用の項目として、管理担当者を決めること、利用者の範囲を決めること、利用者の認証を厳格に行うことなどが挙げられています。利用を終えるときのデータの取扱い条件の確認も、項目の1つです（同手引き）。

サービスの契約は、会社の名前で行います。専門家の個人の契約で始めると、終了後にアカウントとデータが会社に残らないことがあります。社内のツールの権限の設定は「社外の専門家に社内のツールを使ってもらうときの権限設定」で説明しています。

自動化しない判断

現状を書き出した結果、自動化より先に手順を見直したほうがよい業務が見つかることがあります。例として、同じ情報を2つのシステムに入力している業務や、使われていない資料を毎月作っている業務があります。

このような業務は、手順をなくすか、まとめることで作業が減ります。専門家に依頼する場合も、自動化の前に手順の見直しを提案してもらえるかを確認します。

試しに動かす期間

本番で使い始める前に、試しに動かす期間を設けます。この期間は、これまでの手作業と自動化の仕組みを並べて使います。

• 同じ書類を、手作業と自動化の両方で処理する
• 2つの結果を比べて、違いのあった件を記録する
• 違いの原因が、仕組みの設定か、元の書類かを分ける
• 例外の処理で止まった件と、その対応を記録する

期間の長さは、業務の周期に合わせます。月次の業務であれば、少なくとも1回の締めを通して確かめると、月末だけに発生する作業も確認できます。

試しの期間の結果で、本番で使うかどうかを判断します。判断の基準は、依頼の前に専門家と決めておきます。例として、違いのあった件の割合や、作業時間の変化があります。

社内担当者の役割

自動化の依頼では、社内の担当者の関わりが欠かせません。担当者が行うことは次のとおりです。

• 業務の手順と例外を、専門家に説明する
• 試しに使う書類やデータを用意する
• 試しの期間に、結果を確認して違いを記録する
• 手順書を読み、自分で操作できるかを確かめる

担当者がこれらの時間を取れないと、作業の期間が延びます。依頼の前に、担当者の業務の量を調整しておきます。

費用の考え方

自動化の費用は、専門家への報酬と、ツールの利用料に分かれます。報酬は、時間単価、月額、成果物ごとのいずれかで決まります。ツールの利用料は、月額や使った量で決まるものが多くあります。

費用を判断するときは、減る作業時間と比べます。計算の例を示します。

• 自動化の前：月40時間の作業
• 自動化の後：月15時間の作業（確認の時間を含む）
• 減る時間：月25時間

この例で、ツールの利用料が月1万円（税抜）の場合、減る25時間の人件費と1万円を比べます。専門家への報酬は、減る時間が何か月続けば回収できるかで比べます。これは計算の方法を示す例で、実際の時間と金額は業務ごとに異なります。

確認の時間を計算に含めることが重要です。自動化の後も人が確認する手順を残すため、作業時間はゼロにはなりません。

導入後の運用

自動化の仕組みは、使い始めた後も確認が必要です。次の点を決めておきます。

• 自動で作った結果を、誰がいつ確認するか
• 誤りが見つかったときに、誰に連絡して、どう直すか
• 書式やサービスが変わったときに、誰が設定を直すか
• 手順書を、どこに保管して、誰が更新するか

導入の前後で、月の作業時間を同じ方法で記録しておくと、効果を確かめられます。

AI専門家ナビでは、業務自動化の専門家を探せます。条件を書いて募集する場合は、専門家の募集フォームを使います。

まとめ

バックオフィスの自動化は、件数が多く、手順が決まっていて、例外が少ない業務から始めます。依頼の前に、手順、件数、使っているシステム、扱う情報を書き出します。

個人データやマイナンバーを扱う場合は、委託先の監督と再委託の許諾を確認します。クラウドサービスは会社の名前で契約し、導入後の確認の担当者を決めておくことが必要です。