データ基盤づくりを専門家に頼む前の社内データの棚卸し 台帳の項目と進め方
データ基盤づくりやデータ分析を個人の専門家に頼む前に、社内のデータを棚卸しする手順を説明します。台帳に書く項目、個人情報の確認、データの品質の見方、専門家に渡す資料、依頼する役割の決め方を整理します。
データ基盤は、社内に散らばったデータを集め、分析やAIに使える形で保管する仕組みです。専門家に設計を頼む場合も、どこにどのデータがあるかは社内の人しか分かりません。
棚卸しの目的
棚卸しは、社内にあるデータの種類、保管場所、管理者、中身の状態を一覧にする作業です。目的は次の3つです。
- データ基盤に集めるデータの範囲を決める
- 専門家が作業の量を見積もれるようにする
- 個人情報など、扱いに注意が必要なデータを先に分ける
棚卸しをせずに依頼すると、作業を始めてから新しいデータが見つかることがあります。その結果、作業の範囲と費用が後から増えます。
すべてのデータを一度に棚卸しする必要はありません。最初に取り組む課題に関係するデータから始めます。
棚卸しの対象
棚卸しの対象は、システムのデータベースだけではありません。次のようなものも含めます。
- 販売管理、会計、勤怠などの業務システムのデータ
- クラウドサービスに保存しているデータ
- 担当者が個人で管理している表計算のファイル
- 紙の帳票と、その写しの画像や PDF
- メールやチャットに添付されて共有されているファイル
表計算のファイルは、担当者ごとに作られていて、全体が把握されていないことがあります。部署ごとに、よく使うファイルを挙げてもらいます。
台帳に書く項目
棚卸しの結果は、1つのデータごとに1行の台帳にまとめます。書く項目の例は次のとおりです。
| 項目 | 書く内容 |
|---|---|
| データの名前 | 受注の明細、顧客の一覧、勤怠の記録など |
| 保管場所 | システムの名前、クラウドサービスの名前、共有フォルダ |
| 管理する部署と担当者 | データの内容を説明できる人 |
| 形式 | データベース、表計算、PDF、紙 |
| 件数と期間 | おおよその件数、いつからのデータか |
| 更新の頻度 | 毎日、毎月、不定期 |
| 取り出し方 | 出力の機能があるか、手で写す必要があるか |
| 個人情報の有無 | 含まれる場合は項目の種類 |
| 品質の状態 | 欠けや重複、表記の揺れの有無 |
IPAの「中小企業の情報セキュリティ対策ガイドライン」には、付録として資産管理台帳のサンプルがあります。情報の資産を管理する台帳として、項目の参考にできます。
個人情報の確認
台帳を作るときに、個人情報を含むデータを分けておきます。個人情報データベース等を構成する個人情報は「個人データ」と定められています（個人情報保護法第16条第3項）。
病歴など、取扱いに特に配慮を要する情報は「要配慮個人情報」と定められています（同法第2条第3項）。社員の健康診断の結果などが含まれるデータは、特に注意して扱います。
専門家に個人データの取扱いを任せる場合は、委託にあたることがあります。利用目的の達成に必要な範囲で委託に伴って提供する場合は、第三者への提供にあたりません（同法第27条第5項第1号）。
その場合も、委託先に対する必要かつ適切な監督が必要です（同法第25条）。必要のない個人データを渡さないことも、ガイドラインで示されています。出典は個人情報保護委員会「ガイドライン（通則編）」3-4-4です。詳しくは「顧客データを専門家に渡すとき」で説明しています。
データの品質の確認
データの品質は、分析やAIの結果に影響します。棚卸しの段階で、次の点を確認します。
- 欠け：入力されていない項目が多くないか
- 重複：同じ取引や同じ顧客が二重に登録されていないか
- 表記の揺れ：会社名や商品名の書き方がそろっているか
- 単位：金額の税込と税抜、数量の単位がそろっているか
- 途中の変更：項目の意味や入力のルールが途中で変わっていないか
途中の変更は、データだけを見ても分かりません。担当者に、システムの入れ替えや入力のルールの変更があった時期を聞いて、台帳に書きます。
品質の問題をすべて直してから依頼する必要はありません。どの問題があるかを書いておくと、専門家が整理の作業を見積もれます。
棚卸しで抜けやすいデータ
棚卸しでは、次のようなデータが抜けやすくなります。部署ごとの聞き取りのときに、個別に確認します。
- 担当者が自分のパソコンだけに保存している表計算のファイル
- 退職した社員が作り、今は誰も更新していないファイル
- 外部の会社に業務を委託していて、その会社が持っているデータ
- 広告や販売のサービスの管理画面にだけ残っているデータ
- 紙で保管している過去の帳票
外部の会社やサービスにあるデータは、取り出せる形式と、取り出す方法を確認します。契約の条件によっては、取り出しに費用がかかる場合があります。
社内の分担
棚卸しは、1人の担当者だけでは進みません。分担の例は次のとおりです。
- 責任者：棚卸しの範囲を決め、各部署に協力を依頼する
- 各部署の担当者：自部署のデータを挙げ、台帳の項目を埋める
- 情報システムの担当者：システムのデータの形式と取り出し方を確認する
- 個人情報の管理の担当者：個人情報を含むデータと、渡す範囲を確認する
台帳は、1つのファイルにまとめて、更新した日を書いておきます。専門家との作業が始まった後も、新しく見つかったデータを追記します。
棚卸しの進め方
- 最初に取り組む課題を決める（例：在庫の予測、売上の分析）
- 課題に関係する部署と担当者を決める
- 部署ごとに、使っているデータを挙げてもらう
- データごとに台帳の項目を埋める
- 個人情報を含むデータに印を付け、渡す範囲を決める
- 各データの見本（数十件程度）を、個人情報を除いて用意する
見本があると、専門家は項目の意味と品質を具体的に確認できます。見本を渡す前に、秘密保持契約を結びます。
棚卸しの後に決めること
台帳ができた後、専門家との最初の相談で次の事項を決めます。
- データ基盤に集めるデータと、集める順番
- 集めたデータを保管する場所と、その契約の名義
- データを更新する頻度と、更新の方法
- 集めたデータを見られる人の範囲
- データの品質の問題を、誰がどの順番で直すか
保管する場所は、会社の名前で契約します。専門家の個人の契約で始めると、終了後にデータが会社に残らないことがあります。
専門家に渡す資料
依頼のときは、次の資料を渡します。
- 取り組む課題と、データ基盤で行いたいこと
- データの台帳
- 個人情報を除いたデータの見本
- 使っているシステムとクラウドサービスの一覧
- データの管理について、社内で決まっているルール
- 予算と、使い始めたい時期
決まっていないことは、決まっていないと書きます。専門家との最初の相談で、決める順番を整理できます。
依頼する役割
データ基盤の仕事には、複数の役割があります。IPAのデジタルスキル標準ver.2.0では、データマネジメントの類型に次のロールがあります。出典は同標準のDX推進スキル標準 分冊版です。
- データスチュワード：データの品質・信頼性・安全性の確保に向けた運用と、データ活用の浸透を担う
- データエンジニア：データの整備、前処理、データパイプラインの設計・実装を担う
- データアーキテクト：組織全体のデータの構造と流れを俯瞰し、データアーキテクチャを設計する
分析の結果から業務の改善につなげる役割は、データサイエンティストの類型に含まれます。どの役割を頼むかの整理は「依頼する専門家の種類をデジタルスキル標準の役割で整理する方法」で説明しています。
AI専門家ナビでは、データ活用・基盤の専門家を探せます。
まとめ
データ基盤づくりを頼む前に、社内のデータの種類、保管場所、管理者、形式、品質、個人情報の有無を台帳にまとめます。対象は、最初に取り組む課題に関係するデータから始めます。
個人情報を含むデータは、渡す範囲を決め、委託先の監督の方法を確認します。台帳と見本を渡すと、専門家が作業の量を見積もれます。
よくある質問
- Q. 棚卸しはすべてのデータについて行う必要がありますか。
- A. 最初に取り組む課題に関係するデータから始めれば足ります。範囲は課題が増えるごとに広げます。
- Q. データの品質の問題は直してから依頼するべきですか。
- A. 直してから依頼する必要はありません。欠けや重複、表記の揺れなどの問題を台帳に書いておくと、専門家が整理の作業を見積もれます。
- Q. 専門家に個人データを渡すことは第三者提供になりますか。
- A. 利用目的の達成に必要な範囲で取扱いを委託する場合は、第三者提供にあたりません。その場合も委託先の監督が必要です。
参考にした公的な資料
この記事はAITECH編集部が公的な資料をもとに作成しました。法令・制度は2026.11.15時点の内容です。個別の契約・税務の判断は、弁護士・税理士などの専門家にご確認ください。
